Требования к оформлению личных дел

Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что обратить внимание Есть несколько ключевых моментов.

Обложка личного дела сотрудника Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника. Обратите внимание! С 1 июля года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных.

Личное дело учащегося: документы, требования, хранение

Средний балл: 0 из 5 Темы: Кадровое делопроизводство Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным. Данный комплекс документов содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности работников.

Как правильно оформить личное дело — читайте в нашей статье. Из этой статьи вы узнаете: какие требования нужно соблюдать при оформлении личного дела? Для других организаций оформление персональных дел не обязательно.

Тем не менее, многие компании считают этот метод хранения кадровой информации целесообразным. В таком случае кадровый учет и порядок делопроизводства регламентируются локальными нормативными актами. Оформление обложки личного дела Процедура оформления личных дел сотрудников или досье подразумевает сбор официальной документации в отношении сотрудника и формирование из нее подшивки с описью.

Персональное дело является документом длительного хранения. Оно должно находиться в цельнокартонной обложке, которая играет роль титульного листа. Требования к оформлению обложки персонального дела регламентируются ГОСТом от На обложке располагают следующие элементы. Отступ под штамп государственного архива; Наименование компании и структурного подразделения; Индекс по номенклатуре дел, номер дела; Заголовок ФИО сотрудника ; Даты открытия и закрытия дела трудоустройство и увольнение ; Количество листов после описи не больше ; Дата сдачи в архив; Порядок формирования личного дела Оформление личного дела работника происходит сразу после трудоустройства.

В некоторых негосударственных организациях заводят персональные досье только на членов руководящего звена и материально ответственных сотрудников.

Вместе с тем, в преобладающем большинстве компаний досье заводится на каждого члена коллектива. Порядок формирования личного дела сотрудника утверждается локальным нормативным актом , регулирующим кадровый учет в компании. За оформление и хранение дел отвечает отдел кадров. Папка досье не прекращает пополняться на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника. Соблюдая хронологический порядок, в нее помещают связанную с ним документацию.

Персональное дело не должно объединять документы временного и постоянного хранения. Последние удобнее заменить копиями, для исключения риска утраты оригинала. Документы не должны дублироваться, то есть для каждого из них достаточно одного экземпляра. Все приложения к документации следует поместить в одну с ней папку. Толщина дела не может превышать 4 см. Какие документы включают в состав личного дела сотрудника?

Утвержденный на уровне компании порядок оформления личных дел регламентирует перечень обязательных документов, которые подшиваются в досье. В основном, в этот список попадает документация длительного хранения до 75 лет. Это документы, предъявляемые перед приемом на работу, подтверждающие факт трудоустройства и возникающие в процессе работы человека в компании. В персональном деле могут храниться: фотография; заявление о приеме на работу; заполненная анкета; копии паспорта, ИНН, СНИЛСа, водительского удостоверения, военного билета; копии дипломов, сертификатов, удостоверений о повышении квалификации и т.

Если у работодателя появляется необходимость разглашения персональных данных подчиненного, он должен получить его согласие и присовокупить его к остальным документам. Оформление описи личного дела сотрудника В опись персонального дела включают все содержащиеся в нем документы.

Ее подшивают в папку первой и постепенно заполняют на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника. Оформление внутренней описи необходимо для учета включенной в дело документации. Обязательные реквизиты описи.

Документы для личного дела работника и его формирование

Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их на архивное хранение, и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Пример 1. Правила оформления и передачи личных дел на хранение приведены в разделе 2. Шаг 1: раскладываем личное дело Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Оформление личного дела сотрудника

Утвердить: 1. Состав документов личного дела обучающихся и общие требования к оформлению личных дел обучающихся приложения N 1 и N 2. Формы обложки личного дела обучающихся, формы описи документов, находящихся в личном деле, форму карточки-заместителя личных дел обучающихся и форму журнала учета личных дел обучающихся приложения N 3, N 4, N 5, N 6. Директорам государственных образовательных учреждений профессионального образования в срок до Назначить ответственных лиц за ведение и организацию хранения личных дел обучающихся. Привести личные дела обучающихся в соответствие с утвержденными формами и составом документов.

Личные дела работников: особенности формирования, ведения и оформления

Средний балл: 0 из 5 Темы: Кадровое делопроизводство Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным. Данный комплекс документов содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности работников. Как правильно оформить личное дело — читайте в нашей статье. Из этой статьи вы узнаете: какие требования нужно соблюдать при оформлении личного дела? Для других организаций оформление персональных дел не обязательно. Тем не менее, многие компании считают этот метод хранения кадровой информации целесообразным.

Как вести личное дело работника: образцы оформления

Личные дела работников: особенности формирования, ведения и оформления Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В данном материале перечислены документы, которые могут быть помещены в личное дело при его формировании, а также при его ведении, и варианты их заполнения и оформления. Личные дела ведутся лишь на тех работников, которые состоят в трудовых отношениях с нанимателем. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личные дела не ведутся. Нормативные правовые акты, регулирующие данную работу Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от

Порядок ведения личных дел

Оформить личное дело работника онлайн Что такое личное дело сотрудника и зачем его вести? Личное дело сотрудника — это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так: Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные. То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач: Удобство и простота хранения и поиска нужной информации о конкретном работнике. Возможность быстрого внесения дополнительной информации и корректировки имеющейся. Собранные в одном месте данные легко защитить от доступа посторонних. Для кого ведение личных дел работников обязательно и не обязательно Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе ст. Коммерческие организации вправе вести личные дела.

Личное дело учащегося: документы, требования, хранение T

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Особенности формирования личного дела Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел: Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения. Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить? Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Нормативная база Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт положение или инструкцию по ведению ЛД , в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА: Трудовой кодекс РФ глава

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных